Privacybeleid

Laatste herziening: 15/06/2026

Versie V1.1

Stad Ieper behandelt je persoonsgegevens met respect voor je privacy. We volgen hiervoor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook wel General Data Protection Regulation of GDPR) die sinds 25 mei 2018 van toepassing is.

Identiteit en contactgegevens van Stad Ieper

Stad/OCMW Ieper
Ter Waarde 1
8900 Ieper
TEL: 0032 (0) 57/451.600
Email: privacy@ieper.be

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee Stad Ieper jou kan identificeren, rechtstreeks of onrechtstreeks. Met jouw naam of rijksregisternummer weten we rechtstreeks dat jij het bent, maar ook met een combinatie van je adres, leeftijd en geslacht kunnen we je herkennen. Zo kunnen gegevens over museumbezoeken, het IP-adres van je computer en andere een persoonsgegeven worden, indien we sommige van die gegevens combineren en kunnen koppelen aan jou.

Wat doen wij met persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden opgenomen in de gegevensbestanden waarvan Stad Ieper “verwerkingsverantwoordelijke” is. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus “het doel van de verwerking”. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van Stad Ieper zomaar toegang heeft tot alle gegevens. Je persoonsgegevens komen enkel terecht bij de diensten en medewerkers die ze nodig hebben om jouw vraag of dossier te kunnen behandelen.

Stad Ieper verbindt zich ertoe de wetgeving rond gegevensbescherming nauwgezet na te leven. De volledige wetgeving is te vinden op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit of GBA via volgende link: Startpagina burger | Gegevensbeschermingsautoriteit

Soms is Stad Ieper niet de enige “verwerkingsverantwoordelijke”; dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij gedeelde projecten met andere organisaties (zoals een samenwerking tussen Stad Ieper en het CAW-huis). Voor heel wat verwerkingen hebben we ook een samenwerking met externe leveranciers. Die kunnen dan gegevens verwerken in onze opdracht; ze worden dan “verwerkers” genoemd. Met die verwerkers maken we strikte afspraken om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacy-standaarden hanteren. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens door te sturen naar andere overheden, zoals de Vlaamse of Federale overheid. Die organisaties worden dan “ontvangers” genoemd. Als zij de persoonsgegevens echter verder willen verwerken, moeten ook zij voldoen aan alle voorwaarden van de AVG.

Wij zullen je persoonsgegevens niet doorsturen of kenbaar maken aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze taken, wettelijk verplicht is of je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Juridische basis om “rechtmatig” persoonsgegevens te verwerken

Stad Ieper gebruikt jouw persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dat alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke juridische basis hebben, ook wel de “rechtmatigheid” genoemd. Voorbeelden van deze doeleinden zijn: het behandelen van aanvragen en dossiers, het uitvoeren van wettelijke en administratieve taken, het organiseren van dienstverlening en activiteiten, communicatie met burgers en betrokkenen, het waarborgen van openbare orde en veiligheid, etc.

Onze 4 belangrijkste juridische basissen zijn:

1) We verwerken je persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijhorende uitvoeringsbesluiten. Daarnaast vormt de AVG zelf soms ook een juridische basis, bijvoorbeeld voor statistisch of wetenschappelijk onderzoek en archivering in het algemeen belang. Een voorbeeld hiervan: Stad Ieper is verplicht om gegevens van iedere Ieperling op te nemen in het bevolkingsregister.
2) We gebruiken je gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of een opdracht van openbaar gezag uit te voeren. Een voorbeeld hiervan: een inwoner merkt een beschadigde stoeptegel op in de buurt van de Menenpoort en meldt dit via het meldpunt van Stad Ieper; openbare veiligheid geldt als een wettelijke taak van algemeen belang. Stad Ieper mag de melder contacteren als ze extra informatie nodig heeft om de melding op te volgen, ook al gaf hij/zij hiervoor geen uitdrukkelijke toestemming.
3) We verwerken je persoonsgegevens, omdat je een overeenkomst hebt afgesloten met Stad Ieper. Voorbeeld: wanneer je een sportterrein reserveert, gebruiken wij jouw persoonsgegevens om je aanvraag te verwerken, de reservatie te plannen en jou een bevestiging te sturen. Deze verwerking gebeurt omdat je een reservatie aanvraagt en wij die dienst voor jou moeten kunnen uitvoeren.
4) Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen je eerst goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming eenvoudig weer kunt intrekken, met wie we je gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om je gegevens bij te houden. Zo kun je je toestemming met kennis van zaken geven. Voorbeeld: je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken als je inschrijft voor een nieuwsbrief. Waar een wettelijke verplichting of publieke taak geldt, baseren we ons daarop en niet op toestemming.

Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Stad Ieper neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Zo zorgen wij onder meer voor:

Toegangsbeheer tot systemen en gegevens
Beveiligde IT-systemen en toepassingen
Vertrouwelijke behandeling door medewerkers
Opleiding en sensibilisering rond gegevensbescherming

Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast waar nodig.

Doorgiften aan derde landen

Stad Ieper zal voldoen aan de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving met betrekking tot het bieden van adequate bescherming voor de overdracht van persoonsgegevens aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte ("EER").

In het geval dat we jouw persoonsgegevens doorgeven aan een derde land buiten de EER, zullen we ervoor zorgen dat je persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen die door de Europese Commissie worden geacht een "passend" beschermingsniveau te bieden. Wanneer je persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land dat geen passend beschermingsniveau biedt, zullen we zorgen voor passende waarborgen bij de organisatie die jouw persoonsgegevens ontvangt (bijv. standaard(contract)bepalingen van de Europese Commissie).

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jouw contact met Stad/OCMW Ieper kunnen wij ondermeer volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

Identificatie- en contactgegevens:
a. Naam, adres, e-mail, telefoonnummer.
b. Rijksregisternummer of ander identificatienummer wanneer dit wettelijk vereist is.
Gegevens die horen bij je aanvraag:
a. Gegevens die je invult in formulieren of digitale loketten (bvb aanvragen voor attesten, vergunningen, sociale dienstverlening, reservaties van infrastructuur, premies, enz.).
b. Je berichten of vragen aan ons (meldingen, klachten, e-mails).
Administratieve en wettelijke gegevens:
a. Gegevens opgenomen in wettelijke registers of administratieve processen (bvb bevolkingsadministratie, burgerlijke stand, sociaal onderzoek).
b. Gegevens die nodig zijn voor subsidies, fiscale verplichtingen of sociale rechten.
Financiële gegevens: als je moet betalen voor een dienst of recht hebt op een vergoeding, verwerken wij ook je betaalgegevens.
IT- en beveiligingsgegevens:
a. Informatie over hoe je onze website of het digitaal loket gebruikt; voor meer informatie hierover, bekijk onze cookieverklaring: Cookiebeleid - Stad Ieper.
b. Camerabeelden van stadsgebouwen (indien van toepassing).
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (alleen wanneer wettelijk toegestaan): soms heb je extra ondersteuning nodig, bijvoorbeeld bij gezondheids- of welzijnsvragen. Dan kunnen we gevoelige gegevens verwerken, maar alleen wanneer dat wettelijk mag en wanneer dit nodig is om jou te helpen.

Een overzicht van onze webformulieren waarmee je in aanraking kunt komen, vind je hier: Digitaal loket - Stad Ieper

Sollicitanten

Wanneer je bij Stad/OCMW Ieper solliciteert (inclusief spontane sollicitaties en jobstudenten), verwerken wij persoonsgegevens in het kader van de aanwervings- en selectieprocedure. Het gaat onder meer om identificatie- en contactgegevens, gegevens uit je cv en motivatiebrief, opleidings- en loopbaangegevens, resultaten van selectieproeven en beoordelingsgegevens.

Indien je aangeeft dat je nood hebt aan een redelijke aanpassing tijdens de selectie, kunnen wij daarvoor beperkte gezondheidsgegevens verwerken. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de selectie toegankelijk te maken en worden niet meegenomen in de beoordeling van je kandidatuur.

Voor bepaalde functies kunnen wij je ook vragen om een uittreksel uit het strafregister voor te leggen, wanneer dit wettelijk vereist is of relevant is gelet op de aard van de functie. Het uittreksel zelf wordt niet bewaard: er wordt enkel nota genomen van het voorleggen ervan en de beoordeling wordt geregistreerd. Het document wordt onmiddellijk nadien verwijderd.

Vrijwilligers

Wanneer je je engageert als vrijwilliger bij Stad/OCMW Ieper, verwerken wij persoonsgegevens in het kader van de organisatie en opvolging van de vrijwilligerswerking. Het gaat onder meer om identificatie- en contactgegevens, gegevens over je beschikbaarheid en interesses, administratieve gegevens (planning, aanwezigheden), gegevens die nodig zijn voor verzekering en eventuele vergoedingen. Deze gegevens gebruiken wij om de vrijwilligerswerking te organiseren, je te informeren en contacteren, je inzet correct te registreren en te voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.

Voor bepaalde vrijwilligersactiviteiten kunnen wij je vragen om een uittreksel uit het strafregister voor te leggen, wanneer dit wettelijk vereist is of relevant is gelet op de aard van de activiteit. Het uittreksel zelf wordt niet bewaard; er wordt enkel nota genomen van het voorleggen ervan en de beoordeling wordt geregistreerd. Het document wordt onmiddellijk nadien verwijderd.

In specifieke situaties verwerken wij gevoelige gegevens, bijvoorbeeld wanneer dit nodig is om rekening te houden met bepaalde noden of om een veilige en aangepaste vrijwilligersomgeving te voorzien. Dit gebeurt steeds met de nodige voorzichtigheid en alleen wanneer dat wettelijk toegestaan is.

De persoonsgegevens van vrijwilligers worden niet langer bewaard dan nodig is voor de organisatie van de werking en de naleving van wettelijke verplichtingen.

Gebruik van digitale communicatiemiddelen

Stad Ieper maakt in het kader van haar dienstverlening gebruik van verschillende communicatiekanalen om met burgers te communiceren, zoals briefwisseling, haar website en sociale media, e-mail, telefonie en, in bepaalde gevallen, digitale communicatiemiddelen (bijvoorbeeld berichtendiensten of chattoepassingen). Niet elk communicatiekanaal is geschikt voor elke vorm van dienstverlening of informatie-uitwisseling.

Het gebruik van digitale communicatiemiddelen gebeurt steeds:

Met respect voor de AVG.
Op een doelgerichte en proportionele manier.
In functie van een vlotte en toegankelijke dienstverlening.

Voor bepaalde diensten en doelgroepen kunnen hierbij externe platformen (zoals berichtenapps) worden ingezet die door derden worden aangeboden. Deze platformen hanteren hun eigen gebruiksvoorwaarden en privacybeleid. Stad Ieper beperkt het gebruik van dergelijke communicatiemiddelen tot wat noodzakelijk is voor de betrokken dienstverlening en treft passende technische en organisatorische maatregelen om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.

Wanneer de aard van de dienstverlening dit vereist, gelden bijkomende waarborgen en kan aan burgers specifieke informatie worden verstrekt of – indien vereist volgens de AVG - expliciete toestemming worden gevraagd. Dit is onder meer het geval bij diensten die werken met gevoelige of vertrouwelijke persoonsgegevens. Meer gedetailleerde informatie over de gebruikte communicatiemiddelen en de verwerking van persoonsgegevens wordt per dienst toegankelijk gemaakt via bijkomende privacy-informatie of via de betrokken medewerker.

Gebruik van foto´s en video´s (beeldmateriaal)

Stad Ieper kan in het kader van haar werking en dienstverlening beeldmateriaal (foto´s en video´s) maken en gebruiken. Dit gebeurt onder meer bij publieke activiteiten, zoals evenementen, sportactiviteiten, kampen, infosessies of andere initiatieven. Beeldmateriaal kan worden gebruikt voor:

Informatieverstrekking aan burgers.
Verslaggeving en archivering.
Promotie van activiteiten van Stad Ieper en deelgemeenten.
Communicatie via eigen kanalen, zoals de website, nieuwsbrieven en sociale-mediakanalen.

Bij het gebruik van beeldmateriaal respecteert de Stad steeds:

De AVG
Het recht op privacy en afbeelding.
En het beginsel van zorgvuldig en proportioneel gebruik.

Stad Ieper:

Gaat respectvol om met personen die herkenbaar in beeld komen.
Vermijdt het gebruik van beeldmateriaal dat als gevoelig of kwetsend kan worden ervaren.
Let bijzonder op bij beeldmateriaal van minderjarigen of kwetsbare personen.
En beoordeelt per situatie of toestemming nodig is.

Wanneer beeldmateriaal wordt gedeeld via externe platformen (zoals sociale mediakanalen), gelden de voorwaarden en het privacybeleid van deze platformen.

Afhankelijk van de context of de betrokken dienst kan bijkomende informatie of expliciete toestemming worden gevraagd voor het maken of gebruiken van beeldmateriaal (zoals bij kampen, sportlessen of gerichte fotoshoots). In dat geval wordt via een toestemmingsformulier duidelijk gecommuniceerd voor welk doel het beeldmateriaal wordt gebruikt, hoe lang het wordt bewaard en hoe de toestemming kan worden ingetrokken. Meer gedetailleerde afspraken hierover worden per dienst of activiteit duidelijk gecommuniceerd aan de betrokkenen.

Cultuurcentrum en musea

Het cultuurcentrum Het Perron en de musea van Stad Ieper (In Flanders Fields Museum, Merghelynck en Yper Museum) verwerken persoonsgegevens in het kader van hun culturele, educatieve en publiekswerking, onder meer bij ticketverkoop, bezoekersregistratie, publiekscommunicatie en activiteiten. In sommige gevallen kunnen beperkte persoonsgegevens (zoals identificatie- en contactgegevens) worden gedeeld met externe organisatoren (bijvoorbeeld gezelschappen, producenten, verenigingen of samenwerkingspartners), uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de organisatie of uitvoering van een specifieke activiteit en binnen het kader van de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming. Indien persoonsgegevens zouden worden doorgegeven met het oog op direct marketing of promotionele communicatie door een externe organisator, wordt hiervoor altijd vooraf afzonderlijke en uitdrukkelijke toestemming gevraagd. Zonder deze toestemming worden persoonsgegevens niet voor dergelijke doeleinden gedeeld. Inschrijving voor nieuwsbrieven, promotionele communicatie of andere vormen van direct marketing gebeurt steeds op basis van toestemming. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken en staat los van ticketverkoop of deelname aan activiteiten. Cultuurcentrum Het Perron beschikt over een eigen privacyverklaring, beschikbaar op zijn website, waarin aanvullende informatie wordt verstrekt over bewaartermijnen, doeleinden en andere rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens.

Jeugddienst

JOC Ieper vzw is een vzw die verbonden is aan Stad Ieper en actief is binnen het jeugdbeleid. JOC Ieper vzw treedt op als extern verzelfstandigd agentschap (EVA) en staat in voor de uitvoering van jeugdactiviteiten, ontmoetingsmomenten en projecten. In het kader van deze werking kunnen persoonsgegevens worden verwerkt. Voor deze verwerkingen treedt Stad Ieper op als verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat de verwerking gebeurt binnen het kader van het stedelijk beleid en overeenkomstig deze privacyverklaring. JOC Ieper vzw voert deze taken uit in opdracht van de stad. In functie van de werking kunnen onder meer volgende gegevens worden verwerkt:

Identificatie- en contactgegevens van deelnemers (naam, e-mail, telefoon,…)
Inschrijvings- en aanwezigheidsgegevens
Contactgegevens van ouders of voogden (bij minderjarigen)
Administratieve gegevens (bijvoorbeeld voor verzekering of subsidies)
In beperkte gevallen relevante medische gegevens (bij activiteiten of kampen, indien noodzakelijk)
Gegevens die nodig zijn voor het toekennen van een sociaal tarief

Deze gegevens worden gebruikt voor:

de organisatie en opvolging van activiteiten
communicatie met deelnemers en ouders
administratieve en wettelijke verplichtingen (zoals verzekering)
het ondersteunen en uitvoeren van het lokaal jeugdbeleid
de berekening van de deelnameprijs
het beheer van zaal- en materiaalreservaties

Persoonsgegevens kunnen, indien nodig, gedeeld worden met interne stedelijke diensten en verzekeringsmaatschappijen. Dit gebeurt steeds in overeenstemming met de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming en enkel voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de werking. Voor meer informatie over concrete activiteiten kan je terecht bij de betrokken dienst of medewerker. Speelpleinwerking Sporrewoan beschikt over een eigen privacyverklaring, beschikbaar op zijn website, waarin aanvullende informatie wordt verstrekt over bewaartermijnen, doeleinden en andere rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens.

Het Jeugdhuis JOC Ieper vzw is een zelfstandige vereniging met een eigen werking. Deze organisatie staat zelf in voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van haar activiteiten (zoals evenementen, vrijwilligerswerking en communicatie). Wanneer je deelneemt aan activiteiten georganiseerd door het Jeugdhuis JOC Ieper vzw, of wanneer je rechtstreeks met deze organisatie contact hebt, is het privacybeleid van het jeugdhuis van toepassing. Stad Ieper is voor deze verwerkingen niet de verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat de stad niet instaat voor de verwerking van persoonsgegevens door het jeugdhuis in het kader van haar eigen werking. Wanneer er sprake is van een specifieke samenwerking tussen Stad Ieper en het Jeugdhuis JOC Ieper vzw, kan dit anders zijn. In dat geval wordt hierover gecommuniceerd in functie van de betrokken activiteit of dienstverlening.

Bewaartermijnen

Stad Ieper bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de door haar aangeboden diensten of wettelijk verplichte taken. De bewaartermijn varieert afhankelijk van de aard van de verwerking en is in veel gevallen vastgelegd in wettelijke bewaartermijnen of archiveringsregels. Meer specifieke informatie kan per dienst worden opgevraagd.

Welke rechten heb je?

Je hebt het recht op inzage (en overdracht) van jouw persoonsgegevens, evenals het recht om ons te vragen je gegevens te laten wijzigen, aan te vullen, af te schermen of te verwijderen. Dit recht op verwijdering (gegevenswissing) geldt alleen in de gevallen waarin de AVG dit toestaat. In sommige situaties kunnen wij jouw gegevens niet verwijderen, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van een taak van algemeen belang. Je kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister. Je hebt het recht om bezwaar te maken als we jouw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of onze opdrachten van openbaar gezag. Als je belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen, zullen we nagaan of de verwerking moet worden stopgezet, rekening houdend met onze wettelijke taken en verplichtingen. In sommige gevallen kan Stad Ieper gebruikmaken van geautomatiseerde verwerking om dossiers efficiënt te behandelen. In principe nemen wij geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die aanzienlijke gevolgen voor jou hebben. Indien dit uitzonderlijk wel het geval zou zijn, heb je het recht om een menselijke tussenkomst te vragen en om jouw standpunt kenbaar te maken.

Hoe kun je die rechten uitoefenen?

Je kunt je rechten op verschillende manieren uitoefenen:

Dien een aanvraag in via privacy@ieper.be
Verstuur je verzoek per brief naar dit adres:
Stad Ieper ta.v. Data Protection Officer
Ter Waarde 1
8900 Ieper

We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord; uiterlijk 30 dagen nadat we je verzoek en het bewijs van je identiteit ontvangen hebben (wij vragen een bewijs van jouw identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen). Je rechten uitoefenen kost je normaal niets. Als je vraag buitensporig is of als je vaak dezelfde vraag stelt, kan de Stad toch een vergoeding vragen of je verzoek weigeren.

Je hebt ook altijd het recht om klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie via Vlaamse Toezichtcommissie | Vlaanderen.be of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via Startpagina burger | Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijziging van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring van Stad Ieper kan te allen tijde aangepast worden om te blijven voldoen aan alle toepasselijke regelgeving.