Laatste update: September 2024
Versie: V1.0
Stad Ieper (hieronder ook naar verwezen als “wij”, “we”, “onze”, “ons”) verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen, in overeenstemming met de bepalingen van de GDPR[1], met inbegrip van alle huidige nationale of internationale wet- of regelgeving ter uitvoering van de GDPR of toekomstige wet- of regelgeving die de GDPR aanvult, wijzigt of vervangt (hierna samen aangeduid als “Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving”).
1. Toepassingsgebied
Via deze privacyverklaring willen we u informeren omtrent de persoonsgegevens die Stad Ieper via haar websites verzamelt van u, waarom we deze verzamelen en wat we ermee doen.
2. Identiteit en contactgegevens van stad Ieper
Stad Ieper is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Als u vragen heeft omtrent deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen met ons via:
- Adres: Ter Waarde 1, 8900 Ieper.
- Telefoonnummer: +32 57 451 870.
- E-mail: privacy@ieper.be
3. Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming
Wilt u uw rechten uitoefenen of heeft u een vraag over hoe stad Ieper uw persoonsgegevens verwerkt, contacteer onze functionaris voor gegevensbescherming via:
- E-mail: privacy@ieper.be.
4. Verwerkingsdoeleinden
Op onze website verzamelen wij gegevens via een breed scala aan webformulieren en cookies. Overzicht webformulieren.
De gegevens die wij verzamelen via onze webformulieren worden verwerkt voor verschillende doeleinden, waaronder:
Aanvragen (algemeen):
Gegevens worden verzameld en verwerkt om diverse aanvragen van burgers en organisaties te verwerken. Dit omvat het aanvragen van producten en diensten uit onze catalogus. Producten- en dienstencatalogus
Afschriften van akten en Attesten:
Bij het aanvragen van officiële documenten, zoals afschriften van akten (bijv. geboorteakten, huwelijksakten, overlijdensakten) of attesten (bijv. attest van woonst of attest van samenstelling gezin), worden gegevens gebruikt om de juiste documenten op te stellen en te verstrekken.
Premies en Subsidies:
Dit omvat de verwerking van gegevens voor het beoordelen, toekennen en uitbetalen van diverse premies en subsidies. Voorbeelden hiervan zijn premies voor renovatie, isolatie, de aanleg van groendaken, en subsidies voor cultuurprojecten en -verenigingen.
Inschrijvingen voor infomomenten:
Bij inschrijvingen voor infomomenten worden gegevens gebruikt om de inschrijvingen te beheren en deelnemers te registreren.
Registraties van verenigingen:
Bij het melden van verenigingen worden gegevens gebruikt om de registratie van deze verenigingen te verwerken en bij te houden.
Meldingen en Klachten:
Bij meldingen van problemen of het indienen van klachten (bijv. via een meldingsformulier of klachtenformulier), worden gegevens verwerkt om de meldingen en klachten te registreren, te onderzoeken en de indieners van een antwoord te voorzien of verdere actie te ondernemen.
Sportinfrastructuur en Faciliteiten:
Bij de aanvragen voor het gebruik van sportinfrastructuur en het lenen van materiaal worden gegevens gebruikt om de beschikbaarheid te controleren, reserveringen te beheren en de aanvragers van de benodigde faciliteiten te voorzien.
Toelages:
Voor het aanvragen van toelages, zoals thuiszorgtoelages en sociaal-pedagogische toelages, worden gegevens verwerkt om de aanvragen te beoordelen en eventuele toelages toe te kennen.
Vrijwilligers:
Bij het registreren van vrijwilligers worden gegevens gebruikt om de vrijwilligers te coördineren en in te zetten voor specifieke taken of projecten.
Bevragingen en Volksraadplegingen:
In het kader van bevragingen en volksraadplegingen worden gegevens verwerkt om burgers te betrekken bij specifieke beleidskwesties en hen in staat te stellen hun stem of mening te geven over gemeentelijke projecten.
Overige:
Gegevens worden ook verwerkt voor verschillende andere doeleinden die niet direct binnen de bovenstaande doeleinden vallen.
Daarnaast gebruiken wij cookies om jouw gebruikservaring te verbeteren en onze onlinediensten beter te laten functioneren. We gebruiken cookies ook om uw surfgedrag in kaart te brengen. Voor meer informatie, bekijk onze cookieverklaring.
5. Rechtsgrond
Uw persoonsgegevens worden telkens rechtmatig verwerkt op basis van ten minste een van de volgende rechtsgronden:
-
- Toestemming: Indien u uw toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw gegevens.
- Overeenkomst: Voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent.
- Wettelijke verplichting: Om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
6. Categorieën van persoonsgegevens
De categorieën van persoonsgegevens die wij verzamelen via onze webformulieren kunnen het volgende omvatten:
- Identificatiegegevens: Zoals naam, voornaam, adres, geboortedatum.
- Contactgegevens: Zoals e-mailadressen en telefoonnummers.
- Overige: Afhankelijk van het webformulier kan er specifieke informatie nodig zijn, zoals financiële gegevens.
Via cookies verzamelen wij gegevens omtrent uw gebruik van onze website. Voor meer informatie, bekijk onze cookieverklaring.
7. Ontvangers van de persoonsgegevens
Stad Ieper onthoudt zich van het delen van uw persoonsgegevens, behalve in de volgende specifieke gevallen:
- Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld tussen onze verschillende diensten, indien een dergelijke overdracht nodig is voor het leveren van onze producten of diensten in overeenstemming met het vooraf bepaalde doel;
- Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met externe dienstverleners aan wie we bepaalde verwerkingsactiviteiten hebben uitbesteed. In elk geval zijn zij beperkt tot het verwerken van uw persoonsgegevens in overeenstemming met onze instructies. We sluiten verwerkersovereenkomsten met hen, zodat zij verplicht zijn om te voldoen aan alle verplichtingen die worden vereist door de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving;
- Indien vereist door toepasselijke wet- of regelgeving.
8. Doorgiften aan derde landen
Stad Ieper zal voldoen aan de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving met betrekking tot het bieden van adequate bescherming voor de overdracht van persoonsgegevens aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte ("EER").
In het geval dat we uw persoonsgegevens doorgeven aan een derde land buiten de EER, zullen we ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen die door de Europese Commissie worden geacht een "passend" beschermingsniveau te bieden. Wanneer uw persoonsgegevens niet worden doorgegeven aan een land dat een passend beschermingsniveau biedt, zullen we zorgen voor passende waarborgen bij de organisatie die uw persoonsgegevens ontvangt (bijv. standaard(contract)bepalingen van de Europese Commissie).
Als u een kopie van deze waarborgen wilt ontvangen, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via: privacy@ieper.be.
9. Bewaartermijnen
Stad Ieper bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn uiteengezet, of zoals wettelijk vereist.
Als u meer informatie wilt over de bewaartermijnen die we hanteren, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via: privacy@ieper.be.
10. Rechten van de betrokkene
Als betrokkene heeft u onder de GDPR een aantal rechten die u kunt uitoefenen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u een overzicht van uw rechten met een korte toelichting.
- Recht van inzage: U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens we van u verwerken en om een kopie daarvan te ontvangen.
- Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”): U heeft, in bepaalde gevallen, het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen.
- Recht op beperking van de verwerking: U heeft, als bepaalde elementen van toepassing zijn, het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
- Recht van bezwaar: U heeft altijd het recht om, op grond van redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens op basis van algemene of gerechtvaardigde belangen.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
11. Recht om toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming, heeft u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Als u uw toestemming wilt intrekken, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via: privacy@ieper.be.
12. Recht om een klacht in te dienen
Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u hiervoor contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming. Als u van mening bent dat we uw rechten inzake gegevensbescherming schenden, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en/of de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC).
13. Bron
De persoonsgegevens worden verzameld van u via de webformulieren die u op onze website invult en via de cookies waarvoor u toestemming verleent.
14. Verstrekking van persoonsgegevens
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens, een wettelijke of contractuele verplichting is dan wel een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst te sluiten, bent u verplicht de persoonsgegevens te verstrekken. Als u de gevraagde persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen we mogelijk niet voldoen aan onze wettelijke of contractuele verplichtingen, of geen overeenkomst met u sluiten.
15. Wijziging van deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring op elk moment wijzigen. Alle updates en wijzigingen worden onmiddellijk na de kennisgeving van kracht. De kennisgeving kan op alle mogelijke manieren gebeuren, inclusief maar niet gelimiteerd tot het posten van de aangepaste privacyverklaring op onze website. We moedigen u aan om de privacyverklaring regelmatig te bekijken om op de hoogte te blijven van veranderingen die een invloed kunnen hebben op u.
