Laatste herziening: 29/09/2026
Versie V1.0
Verwerking van persoonsgegevens door het stadsarchief
Deze verklaring licht de specifieke verwerkingen van persoonsgegevens door het stadsarchief toe. Afhankelijk van de verwerking kunnen identificatiegegevens (waaronder in voorkomend geval het rijksregisternummer), contactgegevens, administratieve gegevens en betalingsgegevens worden verwerkt. Persoonsgegevens kunnen daarnaast voorkomen in archief- en erfgoedcollecties die door het stadsarchief worden beheerd en ontsloten. Voor algemene informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Stad Ieper, jouw rechten als betrokkene en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) verwijzen wij naar het algemene privacybeleid van Stad Ieper: Privacyverklaring - Stad Ieper.
Leeszaal en raadpleging van archiefstukken
Wanneer je archiefstukken, documentatie, inventarissen of andere erfgoedcollecties raadpleegt, verwerkt het stadsarchief persoonsgegevens om bezoekers te registreren, aanvragen op te volgen, raadplegingen te registreren en de leeszaalwerking te organiseren. Indien aan een aanvraag kosten verbonden zijn, kunnen ook betalingsgegevens worden verwerkt.
Reproducties, publicaties en hergebruik
Wanneer je reproducties van archiefdocumenten aanvraagt of toestemming vraagt voor publicatie, verspreiding of hergebruik van archiefmateriaal, verwerkt het stadsarchief de persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling en opvolging van jouw aanvraag, de administratieve afhandeling en, indien van toepassing, de facturatie van de aanvraag.
Erfgoedactiviteiten
In het kader van lezingen, tentoonstellingen, rondleidingen, erfgoeddagen, vormingen en andere publieksactiviteiten verwerkt het stadsarchief persoonsgegevens voor de registratie van deelnemers, de organisatie van activiteiten en de communicatie met deelnemers. Hiervoor kunnen identificatiegegevens, contactgegevens en deelnamegegevens worden verwerkt.
Archief- en erfgoedcollecties
Het stadsarchief bewaart en ontsluit archief- en erfgoedcollecties die persoonsgegevens kunnen bevatten. Deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake archiefbeheer, erfgoedbeheer en gegevensbescherming. Gelet op de aard en de maatschappelijke waarde van archief- en erfgoedcollecties kunnen bepaalde persoonsgegevens langdurig of blijvend worden bewaard.
Vrijwilligerswerking
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden verwerkt voor de organisatie en opvolging van vrijwilligersactiviteiten, de communicatie met vrijwilligers en het administratief beheer van vrijwilligersengagementen. Hiervoor kunnen identificatiegegevens, contactgegevens, beschikbaarheidsgegevens en administratieve gegevens worden verwerkt.
Nieuwsbrieven
Schrijf je je in voor de nieuwsbrief of andere elektronische communicatie van het stadsarchief, dan registreren we je contactgegevens. Deze gebruiken we uitsluitend om je de gevraagde communicatie te bezorgen. De verzending gebeurt op basis van jouw toestemming. Je kunt je inschrijving op elk moment stopzetten via de uitschrijflink in de nieuwsbrief of door contact op te nemen met het stadsarchief.
Schenkingen, bewaargevingen en verwervingen
Het stadsarchief verwerkt persoonsgegevens van personen die archiefstukken of archiefcollecties schenken, in bewaring geven of verkopen aan Stad Ieper. Deze gegevens worden gebruikt voor de administratieve opvolging van de verwerving, het beheer van eigendoms- en gebruiksrechten en de documentatie van de herkomst en context van archiefmateriaal.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de behandeling van aanvragen, de organisatie van activiteiten en het beheer van de werking. Gegevens die deel uitmaken van archief- of erfgoedcollecties kunnen overeenkomstig de toepasselijke regelgeving blijvend worden bewaard. Wanneer wettelijke of administratieve bewaartermijnen van toepassing zijn, worden deze gerespecteerd.
